PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN SEKOLAH

A. Pendahuluan
Perpustakaan sekolah adalah perpustakaan yang tergabung pada sebuah
sekolah, dikelola sepenuhnya oleh sekolah yang bersangkutan dengan tujuan usaha
membantu sekolah untuk mencapai tujuan khusus sekolah dan tujuan pendidikan
pada umumnya (Sulistyo Basuki, 1993 : h. 50-51). Di samping itu dalam
penjelasan Undang-undang Pendidikan Nasional kita, di sebutkan bahwa salah satu
sumber belajar di sekolah yang amat penting tetapi bukan satu satunya adalah
perpustakaan.
Sebagai salah satu sumber belajar di sekolah perpustakaan membantu
tercapainya misi dan visi sekolah tersebut. Mengingat pentingnya peran
perpustakaan sekolah maka perlu adanya suatu pengelolaan atau manajemen yang
tepat dan cepat sehingga fungsi perpustakaan sekolah benar-benar terwujud.
Namun masalahnya sekarang adalah tidak sedikit perpustakaan sekolah
yang pengelolaannya masih kurang profesional. Kalaupun sudah baik, bagaimana
perpustakaan sekolah mampu memenuhi kebutuhan penggunanya akan berbagai
pengetahuan dan informasi secara mudah dan cepat di era globalisasi ini. Untuk itu
diperlukan suatu sistem informasi managemen perpustakaan (SIM Perpus) dengan
memanfaatkan komputer. Akan tetapi mampukah para pengelola perpustakaan
terutama kepala sekolah sebagai pemegang kebijakan di sekolah mewujudkan
perpustakaan sekolah yang berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi ( TIK ) dengan menggunakan SIM Perpus ?
Tulisan ini dibuat dengan maksud untuk bertukar pikiran sesama
pustakawan / pengelola perpustakaan sekolah tentang bagaimana seharusnya
perpustakaan sekolah dikelola tidak saja secara manual tetapi dengan menggunakan
TIK. Harapannya dengan TIK di perpustakaan sekolah akan dapat lebih
mempermudah dalam mengelola pespustakaan terutama dalam mengakses data dan pencarian informasi pengetahuan yang dibutuhkan para pengguna perpustakaan
sekolah.

B. Pengelolaan Perpustakaan Sekolah
Agar perpustakaan sekolah dapat berperan dan berfungsi dengan baik, perlu
dikelola oleh tenaga profesional yang memang benar-benar ahli dalam bidangnya.
Tenaga pengelola perpustakaan sekolah atau biasa disebut petugas perpustakaan
sampai sekarang sedikit yang berlatar belakang dari bidang ilmu perpustakaan,
sehingga masih harus terus mengembangkan kemampuannya dalam mengelola
perpustakaan.
Ada kualifikasi yang minimal dimiliki seorang petugas perpustakaan /
pustakawan antara lain :
1. Wawasan bidang keahlian perpustakaan.
2. Menguasai Organisasi tempat ia bekerja ( termasuk mengetahui tujuan yang ingi
dicapai oleh lembaganya ).
3. Mengikuti perkembangan informasi pengetahuan minimal bidang studi yang
diajarkan di sekolah.
4. Memiliki wawasan pengetahuan yang luas untuk memupuk dan pembinaan
koleksi.
5. Memiliki jiwa pendidik, supel, ramah, dan pandai berkomunikasi.
6. Bertanggungjawab dan jujur.
7. Memiliki dedikasi dan loyalitas yang tinggi.
8. Aktif, lincah dan terampil dalam mencari / menyebarluaskan informasi.
9. Memiliki hubungan luas dengan penerbit, took buku, dan lembaga terkait.
10. Aktif mengikuti kegiatan ilmiah yang berkaitan dengan bidangnya.
11. Mencintai bahan pustaka dan gemar membaca.
12. Mau mengembangkan diri dan sanggup bekerja keras.


Kriteria di atas cukup berat untuk memenuhi kualifikasi seorang pengelola /
pustakawan yang diinginkan. Tetapi bila dijalankan dengan rasa ikhlas dan sepenuh
hati akan dapat menjadikan seorang pustakawan yang handal yang nantinya akan
menggerakkan roda perpustakaan ke arah tercapainya visi dan misi perpustakaan
menghadapi era globalisasi. Namun demikian, perlu disadari bahwa siap tidaknya
perpustakaan sekolah memasuki era globalisasi tidak cukup diselesaikan dari segi

pengelolanya / pustakawan, akan terlebih pada komponen dalam system sekolah itu
sendiri. Masalah klasik yang muncul hampir di setiap perpustakaan antara lain :
1. Penyediaan dana yang tidak memadai
2. Kurangnya tenaga yang professional.
3. Kewenangan dan kepercayaan kepada Pustakawan/Petugas perpustakaan.
4. Pustakawan/petugas perpustakaan belum melaksanakan fungsinya secara
optimal.
5. Belum adanya penghargaan terhadap Pustakawan.
Dalam mengelola perpustakaan sekolah kualifikasi pertama yang harus
dipenuhi seorang petugas perpustakaan sekolah adalah mengetahui tata kerja
perpustakaan. Ada lima macam kegiatan pokok perpustakaan menurut Sumardji,
yaitu pekerjaan :
1. Pengadaan bahan koleksi,
2. Pengolahan bahan koleksi,
3. Pelayanan Sirkulasi,
4. Pelayanan Referensi,
5. Administrasi perpustakaan.
Kelima kegiatan pokok diatas apabila sudah dilaksnakanan meskipun secara
manual akan membawa kearah pencapaian fungsi perpustakaan sekolah. Namun
demikian sejalan dengan semakin banyaknya informasi pengetahuan di era
globalisasi ini apabila masih menggunakan system manual perpustakaan akan
banyak ditinggalkan penggunanya. Oleh karena itu penggunaan Teknologi Informasi
dan Komunikasi dengan cara pemanfaatan komputar di perpustakaan akan lebih
cepat dalam mengelola perpustakaan khususnya dalam pencarian literature / bahan
koleksi/informasi di perpustakaan.


C. Pengelolaan Perpustakaan Sekolah Menggunakan Teknologi Informasi dan
Komunikasi
Pengertian Teknologi Informasi menurut Aries Setya Nugraha ialah
pengolahan dan penyebaran data dengan menggunakan perangkat keras (hardware)
dan perangkat lunak (software) komputer, telekomunikasi dan elektronika digital.
(2004, h.5). Sedangkan komunikasi adalah kegiatan saling berbagi pendapat,
informasi, dan pesan antara berbagai pihak pada suatu waktu dan tempat tertentu.
Istilah yang dipakai untuk menyatakan konsep pemanfaatan Teknologi
Informasi di Perpustakaan adalah Automasi Perpustakaan (Library Automation)
yang mempunyai pengertian penggunaan komputer untuk mengerjakan sebagian
dari rangkaian tugas / pekerjaan di perpustakaan yang sebelumnya dikerjakan secara
manual.
Penggunaan komputer dalam pengelolaan perpustakaan sekolah untuk saat
ini perlu, mengingat ilmu dan teknologi kian hari kian berkembang sangat pesatnya
sehingga pustakawan harus bisa menerapkan tugas/pekerjaan pokok perpustakaan
ke dalam bentuk file komputer. Semua data yang ada di perpustakaan dapat
dimasukkan dalam komputer sehingga memudahkan dalam pengolahan maupun
pelaporannya. Banyak program perpustakaan yang ditawarkan untuk mempermudah
pengelolaan perpustakaan sekolah, namun demikian harus selektif dan jeli
memilihnya supaya tidak menimbulkan kekecewaan dikemudian hari. Tentu saja
pihak sekolah harus menyediakan dana yang besar untuk pengadaan program
perpustakaan yang biasa dikenal dengan Sistem Managemen Perpustakaan (SIM
Perpus).
Adapun Teknologi Informasi yang dapat digunakan di perpustakaan sekolah
antara lain :
1. Pemasukan data koleksi perpustakaan yang biasanya di sebut dengan buku induk
/ inventaris.
2. Pemasukan data anggota perpustakaan dan pencetakan kartu anggota.
3. Pembuatan dan pencetakan kartu katalog, label buku dan perlengkapan buku
lainnya.
4. Peminjaman dan pengembalian buku dengan system barkode
5. Pencarian data koleksi perpustakaan dan anggota perpustakaan.
6. Perhitungan denda keterlambatan pengembalian pinjaman.
7. Pelaporan data statistik perpustakaan : jumlah peminjam, jumlah buku yang
dipinjam, jumlah pengunjung,jumlah koleksi perpustakaan baik pelaporan
harian, bulanan, triwulan, semester maupun tahunan.
8. Pembuatan grafik data statistik perpustakaan.
Dampak teknologi informasi secara umum terhadap kehidupan
bermasyarakat antara lain meningkatkan standar dan efisiensi kehidupan. Teknologi
informasi menghemat waktu, tenaga, meningkatkan hasil, pengembangan produk
dan pada akhirnya menghemat biaya (Aries Setyo N, 2004 h.5).
Pendapat tersebut sejalan dengan Adib Suharto dalam materi kursus
Pengantar Otomasi Perpustakaan (1997, h.3) yang menyatakan bahwa penerapan
Otomasi Perpustakaan dimaksudkan untuk meningkatkan prodoktivitas dan
efektivitas kegiatan rumah tangga perpustakaan dan berorientasi tidak hanya kepada
kepentingan pustakawan tetapi juga kepentingan pemakai perpustakaan. Selanjutnya
dia mengutip pendapat M.B. Line tentang tujuan Automasi Perpustakaan sebagai
berikut:
1. Untuk memberikan layanan yang lebih baik dengan biaya yang sama atau lebih
murah.
2. Untuk mendapatkan keuntungan yang lebih besar.
Dari segi pengelolanya / pustakawan perannya harus dinamis, yaitu lebih
tanggap dan lebih jeli dalam mengidentifikasi kebutuhan informasi dari pemakai dan
tidak bisa lagi bersikap pasif menunggu pemakai, tetapi secara aktif harus bisa
menawarkan informasi sesuai dengan minat pemakai dan memberi kemudahan akses
ke berbagai sumber informasi.


D. Kesimpulan
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan :
1. Perpustakaaan sekolah sebagai salah satu sumber belajar di sekolah sangat perlu
untuk mendapatkan dukungan/perhatian dari semua pihak terutama kepala
sekolah baik dari segi dana, tenaga profesional,kewenangan dan kepercayaan
penuh dari sekolah. Dengan demikian perpustakaan sekolah akan selalu
berkembang dan terwujud tugas dan fungsinya.
2. Pengelolaan perpustakan sekolah dalam era globalisasi yang memanfaatkan
teknologi informasi dan komunikasi dengan menggunakan komputer akan lebih
memudahkan dan mempercepat pekerjaan pekerjaan perpustakaan yang pada
akhirnya dapat memuaskan para pemakai perpustakaan sekolah.
3. Peran Pustakawan / Petugas Perpustakaan Sekolah dalam mengembangkan
perpustakaan menghadapi tantangan dalam era globalisasi harus bersedia
mengembangkan diri agar mempunyai kualifikasi yang baik sehingga dapat
perpustakaan sekolah dapt berperan membantu mewujudkan visi dan misi
lembaganya.
E. Penutup
Demikian makalah yang dapat penulis kemukakan berdasarkan literature
yang penulis baca serta pengalaman bekerja diperpustakaan sekolah yang sudah
menggunakan Tehnologi Informasi dan Komunikasi berupa Sistem Informasi
Managemen Perpustakaan. Semoga bermanfaat .




Daftar Bacaan

Nugraha, Aries Setya. Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk SMP kelas VII.
Jakarta: Erlangga,2004.

Basuki, Sulistyo. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia, 1993.

Suharto, Adib. Pengantar Otomasi Perpustakaan : Materi Kursus Perpustakaan PSKP
Soegijapranata Semarang,1997.

Sumardji. Perpustakaan, Organisasi dan Tata Kerja. Yogyakarta: Kanisius,1991.